Käyttöönoton ei tarvitse olla kivirekiprojekti

Potilaiden kiireetön jatkohoitoon siirto hoidetaan Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän terveyskeskussairaaloissa ja HUS Hyvinkään sairaalassa Uoman avulla. Järjestelmä on otettu ilolla vastaan niin toimijoiden kuin tietohallinnon puolelta. 

Sähköisiä järjestelmiä hyödynnetään yhä enemmän osana terveydenhuoltoa. Tietohallinnolle se tarkoittaa jatkuvaa työvälineiden kehittämistä, koska he vastaavat järjestelmistä, joilla ammattilaiset tekevät töitään. Pelko kustannusten hallitsemattomasta noususta ja kipeät muistot epäonnistuneista hankintapäätöksistä hiipivät kuitenkin mieleen, kun järjestelmien päivittäminen otetaan puheeksi.

Uuden järjestelmän käyttöönoton keveys voi kuitenkin yllättää myös positiivisesti, kuten kävi Keusotessa Uoman kohdalla. Uoma on saanut hyvän vastaanoton, ja Keusoten arkkitehtuurista vastaava tietohallintopäällikkö Hanna Downton kertoo mielellään kokemuksistaan järjestelmän käyttöönotosta:

“Osasin suhtautua Uoman käyttöönottoon ja yhteistyöhön hyvillä mielin, mutta tietohallinnon näkökulmasta se yllätti vielä positiivisemmin. Me teimme koko ajan tiiviisti töitä Keusoten hyväksi yhdessä toimittajan, tietohallinnon ja toiminnan kanssa. Yhteistyö oli todella sujuvaa, projekti eteni aikataulussaan, ja meidän oli helppo sitoutua siihen.” 

Käyttöönotosta on haluttu tehdä asiakkaalle vaivaton alusta loppuun. Tietohallinnon ei tarvitse murehtia raskaasta käyttöönottoprojektista, koska vetovastuusta huolehtii Unitary Healthcaren ammattilaiset.

“Hoidamme käyttöönoton koordinoinnin ja läpiviemisen, olemassa olevien jatkohoitopolkujen speksauksen ja mallinnuksen Uomaan, haemme olennaiset yhteystiedot ja koulutamme käyttäjät. Asiakkaan ei tarvitse kuin antaa mandaatti, niin me hoidamme.”, kertoo Unitary Healthcaren toimitusjohtaja Taavi Saviauk.

Toiminnan muutos on osa järjestelmien käyttöönottoa

Uusien järjestelmien ja työkalujen käyttöönotto vaatii usein toimintatapojen muutosta. Enää ei puhuta pelkästään järjestelmien käyttöönotosta, vaan suuressa roolissa myös tietohallinnon näkökulmasta on toiminnan muutos. Tietohallintopäällikkö Hanna Downton iloitsee, että Uoman käyttöönotossa toimintatapojen muutos oli huomioitu hyvin, eikä tietohallinto jäänyt yksin uuden järjestelmän kanssa:

“Toiminnan muutos oli huomioitu tässä projektissa todella hyvin. Alusta lähtien näimme, että Uomalla on käyttöönottoja takana, ja siellä on asiantuntijat, jotka tietävät, mitä tekevät. Ei tarvinnut olla yksin vetämässä kivirekeä, vaan päinvastoin yhdessä tekemisen fiilis korostui koko matkan ajan.”

Uoma onkin ainutlaatuinen järjestelmä, koska sen ovat suunnitelleet terveydenhuollon ammattilaiset. Omakohtaiset kokemukset raskaista potilastietojärjestelmistä ovat vahvistaneet halua rakentaa käyttäjäystävällinen palvelu. Unitary Healthcaren toimitusjohtaja Taavi Saviaukin mukaan toimittajan läsnäolo käyttöönotoissa on tärkeää, kun toimintaa lähdetään toteuttamaan uuden järjestelmän avulla:

“Terveydenhuollossa ei kaivata yhtään uutta raskasta tietojärjestelmää, joka viedään väkisin osaksi toimintaa. Siksi rakensimme Uomasta työkalun, joka mukautuu olemassa oleviin toimintatapoihin ja ohjaa toimintaa parempaa suuntaan. Meillä on käyttöönottokoulutuksissa aina mukana terveydenhuollon ammattilainen ja saamme toiminnan kehittämiseksi palautetta suoraan kentältä.”

Uoma on toimiva ratkaisu

Uoma otettiin Keusotessa käyttöön potilastietojärjestelmästä erillisenä järjestelmänä. Uoma onkin suunniteltu niin, että se on mahdollista ottaa käyttöön joustavasti itsenäisenä tai potilastietojärjestelmään integroituna järjestelmänä. 

Uoma toimii kaikilla alustoilla ja selainpohjaisena se on kevyt ottaa kokeiluun ilman ylimääräisiä asennuksia. Lähtökohtana on yksinkertaisuus: järjestelmä mukautuu asiakkaiden yksilöllisiin tarpeisiin ja ominaisuuksia kasvatetaan käyttötapausten mukaan yhdessä asiakkaan kanssa. Tietohallintopäällikkö Hanna Downtonin mukaan järjestelmän ketterä kehitys toiminnan mukana on valtava plussa nykyaikana: 

“Uoma istuu meidän arkkitehtuurin hyvin, koska siinä ei ole valtavia teknisiä vaatimuksia. Käyttöönotto oli myös teknisesti kevyt, koska Uoma on selainkäyttöinen, eikä vaatinut meiltä asennuksia. Sisältö on myös hyvin muokattavissa ja sitä on muokattu sitä mukaa kun meidän toiminta on kehittynyt.” 

Käyttäjän näkökulmasta työ on helppoa, koska kirjautuminen tapahtuu sähköpostiosoitteella, ja järjestelmän mahdollistamat tekstiviestiherätteet takaavat joustavan työskentelyn paikasta riippumatta. Uoman käyttöä halutaan jatkuvasti laajentaa, mikä kertoo poikkeuksellisen onnistuneesta järjestelmän käyttöönotosta. 

“Uoma on poikkeuksellinen siinä mielessä, että toiminnan käyttäjät ovat todenneet sen hyödyttävän heitä aivan valtavasti ilman integraatiotakin, ja käyttöä halutaan koko ajan laajentaa. Harvoin olen ollut käyttöönottamassa tällaista järjestelmää, mikä viedään käsistä.”, toteaa tietohallintopäällikkö Hanna Downton ilahtuneena.